有給休暇の理由!私用や私事都合・家事都合と書いて問題ある?

会社を休む時、有給休暇届の理由欄には何と書きますか?

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たとえば平日、病院や旅行に行くとします。「●●病院に通院」とか「▲▲へお花見に」とか書きますか。通院している事実を上司に知られたくないと思う人は多いですよね。

では、私用・私事都合・家事都合などにしたら、問題あるのでしょうか?


ところで、会社側としても「理由」は知りたいものなのです。休む日の前日の夕方、休暇届を出されても、なかなか交替要員は見つかりませんものね。

私は会社で労務を担当していますが、やはりこの問題は頻発するもの。頭を悩ませるポイントです。

「理由」を書きたくない労働者「理由」を知りたい会社側
有給休暇の理由の書き方と、双方相反する問題の解決案「有給休暇のオススメ取得方法」もご紹介します。



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有給休暇の理由は何でもいい!

有給休暇は法律上は、年次有給休暇(労働基準法第39条)と言います。
結論から言えば、有給休暇の理由は「私用」でも「私事都合」でも「家事都合」でも全く問題ありません。

労働基準法では、労働者が請求する時季に、使用者は年次有給休暇を与えることとされています。労働者には『時季指定権』があり、理由の如何によらず休暇を取得できます。

実際「有給休暇取得届」を書く際の必須項目は、下記の2点だけでOKです。

  • 氏名
  • 取得(予定)日

つまり、「理由」は必須ではなく任意項目ですので、私用・家事都合・病気・葬儀・旅行のどれもOK。

極端な例ですが「未記入」でも問題ありません。(なお、理由欄が設けられているだけなら、違法ではありません。書くことを強要すれば違法です。)

なお今在籍中の会社(私が労務管理を担当)には、「有給休暇取得届」はありません。

休暇を取得したいときは、社員が「メール」で送ってきます。項目は「氏名」と「取得日」の2つだけ。理由は強要していませんが、自ら必要と判断すれば書いてきてくれます。



有給休暇のオススメ取得方法!

できれば「理由」は書きたくない労働者。

できれば「理由」を知りたい会社側。休む日の前日に休暇届を出されても、なかなか交替要員は見つかりません。無理やり聞き出すことは違法となってしまいます。

この相反する問題の解決案「有給休暇のオススメ取得方法!」 ご紹介しますね。

◇取得予定日の3日前までに届け出る
◇長期の連続休暇では、代替要員確保に協力や調整を!
◇上司が理由をしつこく追及してきたら、違法です!



取得予定日の3日前までに届け出る

取得予定日の3日前(または就業規則などに記載されている届出日)までに届け出る。理由は書かない、または書ける範囲で書いてください。

3日前までに届け出ることによるメリットは2つ考えられます。
◆交替要員を探す期間ができる ⇒上司が嬉しくなります!
◆要員探しに専念でき、理由を書かれる事が減少 ⇒社員が嬉しくなります!


では実際にあなたの会社の就業規則または労働契約書をご覧ください。有給休暇取得の届出日についての記載はありますか?書かれていればその届出日より手前に、書かれていない場合は3日前に届け出るとよいでしょう。

コレが私の会社の労働契約書(年次有給休暇規定)です。届出日は3日前にしてあります。
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長期休暇の場合は、交替要員を確保する期間がさらに必要ですよね。3日前と言わずさらに手前の日に届け出てください。上司もきっと喜びますよ。


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長期の連続休暇では、代替要員確保に協力や調整を!

前掲のように労働者には「時季指定権」があり、通常は理由の如何によらず休暇を取得できます。
また、会社側にも「時季変更権」が認められいます。長期の連続休暇を取得する際には、労使ともに『時季指定』と『時季変更』の関係を理解のうえ対応することが大切です。

代替要員の確保が困難な状況のなかで『時季指定』と『時季変更』の関係を理解するのにちょうどいい判例がありました。

労働者の『時季指定』に対して会社側の『時季変更』が認められた判例です!


時事通信社長期休暇事件

【最高裁 平成4年6月23日】

・時事通信の記者が、始期と終期を特定した約一か月の長期休暇を『時季指定』した。
・記者は会社側と業務計画や交替要員の休暇予定等の事前調整は行わなかった。

・会社側は、『時季指定』に対して休暇の後半部分を『時季変更』提示した。
・提示内容は、『時季指定』に対する相当の配慮(業務が専門的知識を有するため、代替者の約一か月確保が困難の状況/休暇を2度に分けて回答)をしていることから、『時季変更』が適法と判断された。



この判例では『時季指定』に対して会社側の『時季変更』は適法とされました!

ココが大切! 労働者が長期かつ連続する休暇を取得する場合は、一方的に「時季指定」を行ってはなりません。

また「時季指定」の前に、会社が作成した業務計画や交替要員の休暇予定等の事前調整を上司と行うべきです。さらに休暇を2度に分けて回答している等「時季指定」に対して相当の配慮をしている場合、敵対するのではなく再調整してみてください!



上司が理由をしつこく聞いてきたら、違法です!

最後に、適法か違法か判断に困ることって結構ありますよね。適法か違法かの判断で間違えやすい事例をまとめました。

違法と適法

■違法または就業規則違反■
・上司が理由をしつこく聞いてくる。現実はコレが多いです。
・理由の内容だけで承認・却下の判断を下している。
 (同時に複数の休暇申請が出た場合、理由の重要性・緊急性等を考慮のうえ、判断することは適法です。)
・病気でもないのに、体調不良などと嘘の理由を書く。コレは絶対やめましょうね。
■適法■
・有給休暇届出書に理由記載欄が設けられている。
・有給休暇の理由を任意で書くよう要請された。


事前調整は上司に敵対するのではなく、よく納得の上協力してください。その際、無茶(違法)なことを言ってきたら、会社の人事・労務担当者に相談するのも一案です。



終わりに

有給休暇の理由は「私用」でも「私用のため」でも「未記入」でも全く問題ありません。法律的には、労働者には『時季指定権』があり、理由の如何によらず休暇を取得できるとされています。

しかし、休暇届を出したら必ずその期間必ず休めるわけではありません。特に、労働者が長期かつ連続する休暇を取得する場合は、ご注意くださいね。

会社側にも「時季変更権」が認められています。会社側と事前調整を十分行って、業務計画や交替要員の休暇予定等の調整を行ってください!

そして、労使双方納得したうえで、有給休暇を取得してください。




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