請求書在中!封筒のどの位置にどう書くの?

「請求書在中」と書いてある封筒をよく見かけますが、あなたは見たことありますか?

私は毎月、会社で請求書の発行業務を行っています。封筒の表にはいつも「請求書在中」と記載して郵送しています。
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でも初めての人にとって「請求書在中」の5文字は、封筒のどの位置に書くのか、どのように書いたらいいのかと迷いますよね。

封筒の位置は、縦長封筒と横長封筒では違いますのでご注意くださいね。

じつは「請求書在中」のたった5文字を書くことで
自分にとっても、相手にとっても大きなメリットが出てきます。なんか嬉しくなりますね。

大きなメリットの出る「請求書在中」の位置と書き方を、私の実体験も織り交ぜながらお話しますね。


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「請求書在中」封筒の位置は?

封筒の表面の主体(いちばん大切なモノ)は宛名ですよね。住所や氏名が必須って事は誰にでも分かりますよね。

中には封筒の表面に「請求書在中」、「親展」、「履歴書在中」などと書かれているのを見たことありませんか?
封筒の添え字といいますが、「請求書在中」は、封筒のどの位置に書いたらいいのでしょう…

◆縦長封筒は、表面の左下に書く(宛名は右上)

こんな感じです。
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履歴書を郵送した事がある方、「履歴書在中」と書かれた封筒を使いませんでしたか?
「請求書在中」の位置と「履歴書在中」の位置は同じ場所です。

◆横長封筒の場合は、表面の右下に書く(宛名は上)

位置はそれほど迷う事はありませんね。縦長・横長それぞれの位置に書いてください。



書き方はどうするの?

まず色! 何色が適当なのでしょうか?

目立つ色がいいですね。
ベストは「青色」です。
目立つといえば赤ですが、赤色はさけた方が良いでしょう。


なぜ「青色」がいいのか、理由は次章でね。

書き方ですが、書く道具はスタンプがオススメ。安くて押すだけで文字が印字でき長持ちします。
実際私も、こんなシャチハタのスタンプを10年以上も使っています。
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まだインク交換したことがありません。一つ買えばかなり長く使えますよ。

今販売中「請求書在中のスタンプ」の値段を調べてみました。

シャチハタスタンプは、下は500円ぐらいから上は2000円台までいろいろ揃っています。
安さだけを求めるなら、100円ショップでも扱っています。ただ種類はごく僅かで限られています。

ご予算や用途により、お選びください。

スタンプ以外の方法として…
・請求書の発行が年に数回でしたら、手書きで「請求書在中」と書くのでも全く問題ないですね。
・逆に、請求書の発行件数が膨大な数にのぼる場合は、専用封筒をオススメします。「請求書在中」とすでに印刷されていますので、請求書発行がとても楽です。


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請求書在中と書く理由?

そもそも何故「請求書在中」と記載するのでしょうか?

それは、発行者とお客様の双方にとってメリットがあるからです。


まず発行者のメリットから。
請求書発行の一番大きな理由(目的)は、お客様に入金をしていただくことなのです。

期日までにしっかりと入金してもらうためには、それなりに配慮した対応が必要になります。請求書はとても重要な書類ですから、開封しなくてもお客様が分かるように配慮します。

お客様の郵便受けには、毎日たくさんの郵便物が届きます。
郵便物がたくさんあっても、「請求書在中」と封筒に表書きされていれば、請求書の担当部署に迅速に渡してもらえます。

請求書在中と書いたことによって、請求書に書かれた支払日にはスムーズに入金されることになります。あっ良かったとなります(^_^♪)。


次にお客様のメリットです。
特に月次決算をしている企業の場合、請求書が締日に届かないと、仕入れを計上できないという問題が発生します。

そこで、「請求書在中」と書くことにより、迅速に締め処理ができます。お客様にとってもメリットがある訳です。

ただ「請求書在中」と表書きしても、お客様が気が付いてくれる? 心配になる方は次をご覧ください。



「請求書在中」が青色の理由は?

お客様の郵便受けの中でも「請求書在中」の文字が目立つので、請求書の担当部署に迅速に渡してもらえるハズですが、文字が黒色だったら、うっかりして見落とすかもしれませんね。

じつはお客様が気が付いてくれる、もっと目立つ方法があります。

◆青色で「請求書在中」と書く!

赤でも確かに目立ちますが、赤はダメです。

お金を入金していただくために郵送するわけですが、
経営者や管理者の中には、文字通り「赤は赤字」を連想してしまう人がたくさんいます。
そもそも私自身が、赤字の「請求書在中」を見たら違和感を感じます。ですからお客様にとっても、多くの人が違和感を感じるはずですよね。

では実際販売されているスタンプの色はどうなんでしょう!
Yahoo!ショッピングで調べてみました(2種類の検索キーワードで)。

【請求書在中 スタンプ シャチハタ 藍または青】…多数
【請求書在中 スタンプ シャチハタ 赤】…ゼロ

つまり、赤は人気なし。
販売されているのは、藍または青だけでした。


「請求書在中」は青字のスタンプにしましょうね!



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まとめ

「請求書在中」のたった5文字を書くことで
自分にとっても、相手にとっても大きなメリットが出てくるのが分かりましたね。

位置は…
◆縦長封筒は、表面の左下
◆横長封筒は、表面の右下


書き方は…
スタンプがオススメですが、
発行頻度が低い場合は、手書きで結構。
発行件数が膨大な場合は、専用封筒。

「請求書在中」と記載する理由は…
・スムーズな入金処理につながる
・お客様の社内締日に間に合う

さらに
・青色で書くことで、もっとスムーズな入金処理をしてもらえます!
赤はもっと目立ちますが、「赤字」を連想しますので、赤色はヤメましょう。

「請求書在中」でスムーズな入金処理、さらにスムーズな取引関係に発展できればいいですね。


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