面接の受付!就活で挨拶は何と言う?内線電話はどう対応する?

就活で面接する際、スタッがいる受付と無人受付の内線電話があります!


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受付には、有人受付と無人受付があり、その場所も様々です。1Fの場合と各フロアの場合など。


就活ではじめて訪れる会社の受付です。有人受付にも無人受付にも困らないよう、しっかりあいさつの準備しておきたいですね。



では面接時の受付の流れ、受付(有人受付)で挨拶は何と言う?、内線電話(無人受付)はどう対応する?などをご一緒に見ていきましょう!




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面接時の受付の流れ

面接は受付から始まるといわれています。
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大切な受付の前に、ネクタイのゆるみ具合や靴の汚れなどを再確認しておいてくださいね。
コートを着てきた方は、入口の前で軽くたたんで腕にかけるとよいです。

受付って様々なんです。有人受付と無人受付。受付にスタッフがいる場合、内線電話で対応する場合ですね。場所も様々。1Fの場合、各フロアの場合など。はじめての会社の受付で困らないようにしたいですね。

そのためにまず、受付や電話対応の流れを理解してください。第2章と第3章の「受付で挨拶」や「内線電話対応」がさらに理解し易くなるハズです。

では受付や電話対応の流れを、オフィスビルで考えてみましょう。


1.ビルの正面玄関から入ります。

2.受付を探す。受付に人がいれば受付します。(詳細は第2章)

3.受付がない場合、内線電話を探す。あれば電話します。(詳細は第3章)

4.受付も内線電話もない場合は、事前に指示があると思います。その通りに行動しましょう。
通常は直接、指定されているフロアに行き、オフィス入り口の内線電話から電話します。(詳細は第3章)



いかがでしたか。流れがボンヤリと分かってきましたか。

受付(有人受付)での挨拶は第2章を、内線電話対応(無人受付)は第3章をご覧ください。




受付で挨拶は何と言う?

まず用語の説明からしましょう。

個別企業の受付は…その企業の受付だけしています。
総合受付は…複合オフィスビルなどで、入居企業全ての受付をします。

当然違う対応が必要です。その違いに、気をつけてご覧ください。



個別企業の受付

受付に着いたら、大学・氏名・訪問の目的を伝えて、担当者を呼び出してください。

「こんにちは。○○大学の△△と申します。本日は新卒採用の面接にお伺い致しました。人事部の○○様と11時にお約束させて頂いております。よろしくお願い致します。」

午前の早い時間帯でしたら、「おはようございます。」のほうがよいでしょう。

就活面接の場合、受付で履歴書を渡すように指示されることがあります。その際、荷物は床に置いて「よろしくお願い致します。」と一言添えて、封筒に入れたまま履歴書を両手で渡します。



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総合受付

複合オフィスビルは、最近増えています。通常1階のエントランスに総合受付があります。

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挨拶は、個別企業の受付とほぼ同じ内容です。
ただ総合受付では各テナントの対応をしますので、面接する会社名(株式会社と様を付けて)も必ず告げてください。

「こんにちは。○○大学の△△と申します。本日は新卒採用の面接にお伺い致しました。株式会社○○様と11時にお約束させて頂いております。よろしくお願い致します。」


すると受付の方からの回答は、2種類考えられます。

・担当会社に電話してくれますので、エントランス前で社員が来るのを待つ。
または
・受付の方の指示で、エレベーターで会社のフロア(例えば10階)まで行く。


個別企業の受付と総合受付の違いをよく理解されて、間違いのない対応をしてください。




内線電話はどう対応する?

最近、経費削減や業務の効率化を目的として、受付の無人(内線電話)化が進んでいますね。第2章で見てきた、有人の受付が減少しているってことなんです。

場所は、受付を廃止した企業のエントランス(通常1F)やオフィスビルのフロア事務所入り口に、一般的に内線電話が置いてあります。
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フロア事務所入り口の場合は、間違ってもドアをノックしないでください。こんな感じで、電話で要件を伝えてくださいね。

「こんにちは。○○大学の△△と申します。本日は新卒採用の面接にお伺い致しました。人事部の○○様と11時にお約束させて頂いております。よろしくお願い致します。」

事前に内線番号を教えてもらっている場合、その番号をメモしたノート等を持参しましょう。

内線電話が、ビルのフロア事務所入り口(たとえば15階)にある場合は、受付への到着時間には注意が必要です。
受付には10分前に到着がマナーですが、ビルの15階までエレベーターで上がるには、ビル到着から少なくても2~3分はかかります。

15階の無人受付に10分前に到着するように時間調整してくださいね。

⇒ 面接の到着時間!何分前に会社に来ているのがマナー?

最後に、受付のスタイルが有人受付から無人受付へと変わってきています。
内線電話の対応に不慣れな方は、慣れるよう準備しておいてくださいね。




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