請求書在中と書いてある封筒をよく見かけますが、あなたは見たことありますか？
私は毎月、会社で請求書の発行業務を行っていますので、自ら請求書在中と記載して封筒を郵送します。
でもフリーランスになって初めて請求書発行する人にとって「請求書在中」の5文字の書き方、例えば封筒のどの位置に書くのかとか、色は何色がいいか等と迷いますよね。
封筒の書く位置は、縦長封筒と横長封筒では違いますのでご注意ください。
ではこれから請求書在中とは、「請求書在中」封筒の書き方、位置・色・書く道具について等をご紹介します。
目次
請求書在中とは
そもそも請求書在中と記載する目的は何でしょうか？
請求書在中の目的は、たくさん届く郵便物の中からでも、一目で間違いなくスピーディーに先方担当者に渡してもらうことです。
じつは請求書在中と記載された請求書は、発行者とお客様の双方にとってとても大切な存在なのですよね。
発行者にとっての請求書は、お客様に支払日に入金をしていただくこと。お客様にとっての請求書も、期日までに届かないと、仕入れを計上できないという問題が発生します。
つまり請求書在中の5文字は、双方にとってその様に、大きな役割を果たしている事になる訳ですね。
「請求書在中」封筒の書き方
請求書在中の目的が分かったところで、請求書在中の書き方を一つ一つ見ていきましょう。
- 請求書在中の位置
- 請求書在中と何色で書くか
- 請求書在中と書く道具
請求書在中の位置
では請求書在中の位置はどこでしょう。縦長封筒から見ていきましょう。
- 縦長封筒は、表面の左下に書く
こんな感じです。
履歴書在中と書かれた封筒と同じ位置なんですよ。
続いて横長封筒(横書き)はどうでしょう。
- 横長封筒の場合は、表面の右下に書く
横長封筒は、一般的に宛名が左上になるので、位置は右下に書くことになります。
請求書在中の色
書く色も注意してくださいね！ 何色が適当なのでしょうか？
目立つ色がいいですね。ベストは藍、青、赤色ですが、赤色はさけた方が良いでしょう。
ではその色は．．．
- 藍または青色で請求書在中と書く！
請求書在中が藍または青の理由
書く色は、藍または青色！その理由をご説明しましょう。
お客様の郵便受けの中でも、請求書在中の文字が目立つので、請求書の担当部署に迅速に渡してもらえるハズです。しかし文字が黒色だったら、うっかりして見落とすかもしれませんね。
そこで、一番目立つ色と言えば赤でしょう。確かに履歴書在中と印刷済の封筒は、赤字で書かれています。履歴書在中の場合はとても目立つ赤でOK。
でも、請求書在中の赤はダメです。その訳は、お金を入金していただくために郵送するわけですが、経営者や管理者の中には、「赤は赤字」を連想させる。とかお客さんをせかしてしまう等と言う人がたくさんいます。
「請求書在中」
— あおみかん研究所 (@aomikan_labo) October 1, 2019
って青字で書くのは
赤だと赤字を連想させるから
って今知った💦
そもそも私自身が、赤字の「請求書在中」を見たら違和感を感じます。きっと受け取ったお客さんもせかされているような違和感を感じるでしょう。
試しに、実際販売されているスタンプの色の販売状況をYahoo!ショッピングで調べてみました。
シャチハタのスタンプですが、藍または青はたくさん表示されていますが、赤は僅かでした。
青森裕貴さんも同じことをツイートしていますね。
請求書在中の色、赤はやめたほうがいいんですって。どおりで市販のシャチハタタイプは青ばかりだ。
— 青森裕貴・ネットラジオ「あやラジ」配信中！声優／ＮＡ【仕事ご依頼お問い合わせお待ちしています】 (@aomoriyutaka) December 28, 2014
やはり、「請求書在中」の色は藍または青が人気なんですね。
請求書在中と書く道具
ところで書く道具ですが、ボールペンで書く、ハンコ、パソコンで印刷、請求書専用の封筒を印刷しておく等色々考えられます。
お勧めはスタンプ
私がオススメする道具は．．．
- スタンプ！安くて押すだけで文字が印字でき長持ちします。
実際私も、こんなシャチハタのスタンプを15年以上も使っています。一つ買えばかなり長く使えますよ。
早速、いま販売中「請求書在中のスタンプ」の値段を調べてみました。
シャチハタスタンプは、下は500円ぐらいから上は3000円台までいろいろ揃っています。
安さだけを求めるなら、100円ショップでも扱っています。ただ種類はごく僅かで限られています。
ご予算や用途により、お選びください。
スタンプ以外なら
スタンプ以外の方法として．．．
請求書の発行が年に数回でしたら、手書きで請求書在中と書くのでも全く問題ないですね。
または、ハンコという手もあります。値段も結構お手頃で、見た目もキレイです。また昔ながらのハンコですので使い方も説明不要でしょう。
請求書は基本PDFにしてメールで送ったりしてるけど、郵送で送ってほしいというお客様もいる。
— 桑島三佳◆フリーランスwebデザイナー (@mika_kuwa) August 7, 2019
そんな時に使うこの昔ながらの「請求書在中」ハンコ。
このハンコを押す瞬間「終わった❗️❗️❗️」という達成感がすごいので、郵送での請求も嫌いではない。 pic.twitter.com/RuZmVIVtbz
逆に、請求書の発行件数が膨大な数にのぼる場合は、専用封筒をオススメします。請求書在中とすでに印刷されていますので、請求書発行がとても楽です。
まとめ
請求書在中のたった5文字が、自分にとっても、相手にとっても大きな役割を果たしている事が分かりましたね。
位置は
◆縦長封筒は、表面の左下
◆横長封筒は、表面の右下
色は、藍または青で書くことで、スムーズに担当部署に渡してもらえます！
書く道具は、スタンプがオススメですが、
発行頻度が低い場合は、手書きまたはハンコで結構。発行件数が膨大な場合は、専用封筒。
請求書在中でスムーズな入金処理、さらにスムーズな取引関係に発展できればいいですね。
