就活の面接で訪れる会社の受付は、スタッがいる受付と無人受付の内線電話があります!

受付の女性が対応中

その有人受付または無人受付は、場所も様々です。1Fだったり各フロアだったり。

これから面接時の受付マナーとして、内線電話の呼び出し方(無人受付)と挨拶の仕方(有人受付)を中心に解説します。

その為まず、面接時の受付の流れをご理解ください。続いて内線電話の呼び出し方マナー、最後に受付での挨拶マナーなどをご一緒に見ていきましょう!


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面接時の受付の流れ

よく面接は受付から始まるといわれていますね。コレはとても大切なことです。決して、面接室に入ってから始まるのではありません。

受付と書かれた受付札

困ったことに、受付って様々なんです。有人受付はスタッフがいる受付、無人受付は内線電話で対応する受付。場所も様々。1Fの場合とか、各フロアの場合とか色々です。

だからこそ、はじめての受付で困らないようにしたいですね。そのためにまず受付や電話対応の流れを理解してください。オフィスビルで考えてみましょう。


1.玄関に入る前に、ネクタイのゆるみ具合や靴の汚れなどを再確認しておいてください。
コートを着てきた方は、入口の前で軽くたたんで腕にかけるとベターかな。これで身だしなみマナーのチェックOK!

2.ビルの正面玄関から入ります。

3.受付を探す。受付に人がいれば受付します。(詳細は第3章)

4.受付がない場合、内線電話を探す。あれば電話します。(詳細は第2章)

5.受付も内線電話もない場合は、事前に指示があると思います。その通りに行動しましょう。
通常は直接、指定されているフロアに行き、オフィス入り口の内線電話から電話します。(詳細は第2章)


いかがでしたか。流れがボンヤリと分かってきましたか。

内線電話対応(無人受付)は第2章を、受付(有人受付)での挨拶は第3章をご覧ください。


内線電話の呼び出し方マナー

最近、経費削減や業務の効率化を目的として、受付の無人(内線電話)化が進んでいますね。有人の受付が減少しているってことなんです。

場所は、受付を廃止した企業のエントランス(通常1F)やオフィスビルのフロア事務所入り口に、一般的に内線電話が置いてあります。

受付用の電話

こんな感じで、電話で要件を伝えてください。フロア事務所入り口の場合、間違ってドアをノックしないでください。

「こんにちは。○○大学の△△と申します。本日は新卒採用の面接にお伺い致しました。人事部の○○様と11時にお約束させて頂いております。よろしくお願い致します。」


内線電話が、大きなビルのフロア事務所入り口(たとえば15階)にある場合は、受付への到着時間には注意が必要です。

受付には10分前に到着がマナーですが、大きなビルの15階までエレベーターで上がるには、ビル到着から5~6分はかかります。

15階の無人受付に10分前に到着するように時間調整してくださいね。
⇒ 面接は何分前に行くべき?受付到着時間マナーを解説


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受付での挨拶マナー

まず用語の説明からしましょう。

個別企業の受付は…その企業の受付だけしています。
総合受付は…複合オフィスビルなどで、入居企業全ての受付をします。

当然違う対応が必要です。その違いに、気をつけてご覧ください。

個別企業の受付

受付に着いたら、大学・氏名・訪問の目的を伝えて、担当者を呼び出してください。

「こんにちは。○○大学の△△と申します。本日は新卒採用の面接にお伺い致しました。人事部の○○様と11時にお約束させて頂いております。よろしくお願い致します。」

午前の早い時間帯でしたら、「おはようございます。」のほうがよいでしょう。

就活面接の場合、受付で履歴書を渡すように指示されることがあります。その際、荷物は床に置いて「よろしくお願い致します。」と一言添えて、封筒に入れたまま履歴書を両手で渡します。

総合受付

複合オフィスビルは、最近増えています。通常1階のエントランスに総合受付があります。

オフィスビルの総合受付

挨拶は、個別企業の受付とほぼ同じ内容です。
ただ総合受付では各テナントの対応をしますので、面接する会社名(株式会社と様を付けて)も必ず告げてください。

「こんにちは。○○大学の△△と申します。本日は新卒採用の面接にお伺い致しました。株式会社○○様と11時にお約束させて頂いております。よろしくお願い致します。」

すると受付の方からの回答は、2種類考えられます。

・担当会社に電話してくれますので、エントランス前で社員が来るのを待つ。
または
・受付の方の指示で、エレベーターで会社のフロア(例えば10階)まで行く。

個別企業の受付と総合受付の違いをよく理解されて、間違いのない対応をしてください。


まとめ

最後に、受付のスタイルが有人受付から無人受付へと変わってきています。

内線電話の対応に不慣れな方は、慣れるよう準備しておいてくださいね。






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